Peppol

Vanaf 1 januari 2026 verandert de manier waarop Belgische bedrijven facturen uitwisselen. De nieuwe wetgeving maakt e-invoicing via het Peppol-netwerk verplicht voor alle transacties tussen btw-plichtige ondernemingen in België.
 

Waarom is dit belangrijk?

• Vanaf 2026 mogen facturen niet langer via e-mail of papier worden verstuurd.
• Enkel gestructureerde e-facturen via Peppol voldoen aan de wettelijke vereisten.
• Tijdige registratie voorkomt onderbrekingen in uw facturatie- en betaalprocessen.

Bekijk hier de webinar:

Bekijk hier de slides van Covetrus

Bekijk hier de slides van BDO

Q&A van onze Peppol webinars

Is Peppol gratis?

Peppol zelf is gratis, maar de software die nodig is om verbinding te maken met het Peppol-netwerk is echter niet gratis. En het boekhoudpakket uiteraard ook niet.

Hoe zit dat als we prestaties moeten facturen naar een BTW-plichtige klant in België, maar deze is niet klaar voor e-facturatie via Peppol?

Je zal moeten communiceren en zeggen “Kijk, je moet asap die Peppol-registratie doen. De factuur die ik je ga sturen in PDF, kan in geval van controle verworpen worden. Dus het is in uw eigen belang om de nodige actie te ondernemen.”

Als de factuur niet correct is, hoe kunnen we die corrigeren? Gaat Peppol de oude (foutieve) factuur verwijderen?

Nee. Zoals gewoonlijk: je dient een creditnota te maken om de factuur op te heffen. En daarna moet je een nieuwe factuur maken.

Lopen creditnota’s ook via Peppol?

Ja, facturen en creditnota’s lopen via Peppol.

Verandert er iets aan de leverbonnen die in CSV verstuurd worden t.b.v. stockbeheer?

Nee, er verandert niets voor de leverbonnen.

Gaat Peppol betalingen automatiseren?

Nee, Peppol is slechts een inbox voor facturen en creditnota’s dus het is nog steeds de klant zelf die de factuur moet openen en de betaling moet uitvoeren (ofwel manuele overschrijving ofwel via domiciliëring).

Blijft het formaat van de facturen hetzelfde als voorheen?

Ja, dat zijn de wettelijke vermeldingen. Inhoudelijk blijft alles hetzelfde. Het is de omslag die je moet maken naar het juiste XML-formaat, eigenlijk de vertaling van het inhoudelijke.

Moeten we Peppol facturen bewaren?

Ja, het XML-bestand zal het enige geldige document zijn voor de audit, dus u dient dit document even lang te bewaren als een klassieke factuur.  Het hangt er dus vanaf of u veel of weinig facturen heeft. Voor weinig facturen bestaan er systemen die gratis of goedkoop zijn, maar geen of weinig opslagcapaciteit hebben.

Kunnen we een notificatie of melding instellen die aangeeft dat er iets nieuws om te betalen staat in Peppol?

Dit ligt niet binnen de mogelijkheden / bedoeling van Peppol. Dit is eerder aan de boekhoudprogramma’s.

Voor facturen die niet via domiciliëring betaald worden, hoe weten wij dat een factuur van een leverancier klaarstaat voor betaling? Dus hoe vermijden we dat er rappels komen voor facturen die we niet opgemerkt hebben?

Peppol is niet meer dan een ‘brievenbus’ / opslagplaats voor XML bestanden die naar jou gestuurd worden. Het is geen betaaltool. Betalingen moeten (nog steeds) door jou of jouw boekhouder worden uitgevoerd.  Peppol gaat enkel en alleen tonen dat er een factuur is die betaald moet worden.

Mijn boekhouder heeft mij Doccle aangeraden als access point. Moet het programma van de praktijk rechtstreeks aan dit access point gekoppeld zijn? Of volstaat het dat mijn boekhouder toegang heeft tot mijn documenten om de boekhouding te doen?

Dat hangt ervan af hoe u uw flows definieert, wat de capaciteiten van uw systeem zijn, en waar de flows elkaar gaan raken. Dat hangt dus af van uw noden en wat uw boekhouder aanbeveelt.

Facturen komen rechtstreeks uit bij onze boekhouder. Kunnen wij een PDF-kopie daarvan opvragen?

Ja, dat zijn de afspraken die u moet maken met uw boekhoudkantoor. Misschien hebben zij ook een approval-flow of goedkeuringsflow die ze kunnen activeren. Zodanig dat je die factuur kunt zien. Zo zou je de factuur via een webportal in een leesbaar formaat moeten kunnen krijgen. Het zal misschien niet in PDF zijn, maar in elk geval een leesbaar formaat.

Als ik factureer aan een VZW zoals een dierenasiel / opvangcentrum, moet ik een elektronische factuur maken?

Het hangt ervan af of die VZW BTW-plichtig is. Doen ze bijvoorbeeld nog activiteiten buiten de hoofdactiviteit (bv. goodies verkopen), dan kan het zijn dat dit soort nevenactiviteiten BTW-plichtig zijn. Dit is afhankelijk van de omzet die zij daarmee doen: meer of minder dan € 25.000 (= franchise bedrag voor VZW’s), Dit kan je weten door de website van BTW-plichtige ondernemingen te raadplegen.

Hoe zit het met aankopen in EU-landen of andere landen: mag de factuur nog steeds als papieren versie of PDF? Dus geen verplichte verzending via Peppol?

Inderdaad, er is momenteel geen Peppol-verplichting voor internationale transacties.

Wat met professionele aankopen in de winkel, zoals vuilzakken?

Voor professionele aankopen in een winkel, hangt het van de winkel af. U geeft meteen uw BTW-nummer op waarmee de winkel de factuur kan maken, die wordt dan op systeemniveau (via Peppol) aan u bezorgd. Of de boekhouder van de winkel maakt de factuur achteraf op uw BTW-nummer en zal die vanaf 01/01/2026 via Peppol bezorgen i.p.v. als papieren versie. De winkels moeten hier dus op voorbereid zijn: zij moeten op Peppol aansluiten via hun direct systeem (ERP systeem) of via hun boekhoudprogramma.

Als ik postzegels koop bij de post?

BTW is niet van toepassing op postdiensten. De post is niet verplicht u een factuur te sturen via Peppol (bv. ook als u iets koopt in de supermarkt, de apotheek…). U krijgt wel een betaalbewijs dat u in uw boekhouding kan inbrengen, maar dit is niet relevant op BTW-niveau.

Hoe zit het met facturen die gemixt zijn (professioneel-privé)? Bv. onderhoud in de garage, het bedrag in Peppol is niet exact hetzelfde als het reëel in de boekhouding aftrekbare bedrag (verschillende BTW).  Hoe moet dat privé gedeelte ingebracht worden?

De factuur van de garagist gaat in Peppol komen, aangezien u als klant een BTW-nummer heeft. Net zoals nu, zal het uw boekhouder zijn die het professioneel-privé gedeelte regelt.

• Privé in uw 441 account
• Professioneel in uw 61 account

= identiek zoals dat momenteel ook werkt.