Peppol

À partir du 1er janvier 2026, la manière dont les entreprises belges échangent leurs factures va changer. La nouvelle législation rendra obligatoire la facturation électronique via le réseau Peppol pour toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA en Belgique.

Pourquoi est-ce important ?

• À partir de 2026, les factures ne pourront plus être envoyées par e-mail ni sur papier.
• Seules les factures électroniques structurées transmises via Peppol répondront aux exigences légales.
• Une inscription en temps utile permet d’éviter toute interruption dans vos processus de facturation et de paiement.

Consultez ici le webinaire :

Consultez ici les diapositives de Covetrus

Consultez ici les diapositives de BDO

Q&R de nos webinaires Peppol

Peppol est-il gratuit ?

Peppol en tant que tel est gratuit, mais le logiciel nécessaire pour se connecter au réseau Peppol ne l’est pas. Et le logiciel de comptabilité non plus, évidemment.

Qu’en est-il si nous devons facturer des prestations à un client assujetti à la TVA en Belgique mais que celui-ci n’est pas encore prêt pour la facturation électronique via Peppol ?

Vous devrez communiquer et dire : « Regardez, vous devez effectuer l’enregistrement Peppol dès que possible. La facture PDF que je vais vous envoyer peut être rejetée en cas de contrôle. Il est donc dans votre intérêt de prendre les mesures nécessaires. »

Si la facture n’est pas correcte, comment pouvons-nous la corriger ? Peppol va-t-il supprimer l’ancienne (erronée) facture ?

Non. Comme d’habitude : vous devez établir une note de crédit pour annuler la facture. Ensuite, vous devez émettre une nouvelle facture.

Les notes de crédit passent-elles aussi par Peppol ?

Oui, les factures et les notes de crédit transitent par Peppol.

Y a-t-il un changement pour les bons de livraison envoyés en CSV pour la gestion des stocks ?

Non, rien ne change pour les bons de livraison.

Peppol va-t-il automatiser les paiements ?

Non, Peppol n’est qu’une boîte de réception de factures et de notes de crédit. Le client doit toujours ouvrir la facture et effectuer le paiement lui-même (par virement manuel ou par domiciliation).

Le format des factures reste-t-il le même qu’auparavant ?

Oui, les mentions légales restent identiques. Le contenu ne change pas. Ce qui change, c’est l’enveloppe : la conversion vers le format XML adéquat, en quelque sorte la traduction du contenu.

Devons-nous conserver les factures Peppol ?

Oui, le fichier XML sera le seul document valable pour l’audit. Vous devez donc le conserver aussi longtemps qu’une facture classique. Cela dépend donc du volume de factures que vous avez. Pour un petit nombre de factures, il existe des systèmes gratuits ou peu coûteux, mais avec peu ou pas de capacité de stockage.

Peut-on configurer une notification indiquant qu’un nouveau document à payer est disponible dans Peppol ?

Ce n’est pas dans les possibilités ni dans l’objectif de Peppol. Cela relève plutôt des logiciels comptables.

Pour les factures non payées par domiciliation, comment savons-nous qu’une facture fournisseur est prête à être payée ? Comment éviter les rappels pour des factures que nous n'avons pas remarquées ?

Peppol n’est rien d’autre qu’une « boîte aux lettres » / un lieu de stockage pour les fichiers XML qui vous sont envoyés. Ce n’est pas un outil de paiement. Les paiements doivent toujours être effectués par vous ou votre comptable. Peppol affiche simplement qu’une facture doit être payée.

Mon comptable m’a conseillé Doccle comme point d'accès. Le programme de la pratique doit-il être directement relié à ce point d'accès ? Ou suffit-il que mon comptable ait accès à mes documents pour faire la comptabilité ?

Cela dépend de la manière dont vous définissez vos flows, des capacités de votre système et de l’endroit où ces flows se croisent. Cela dépend donc de vos besoins et des recommandations de votre comptable.

Les factures arrivent directement chez notre comptable. Pouvons-nous en demander une copie PDF ?

Oui, ce sont les accords que vous devez prendre avec votre cabinet comptable. Ils disposent peut-être d’un flow de validation qu’ils peuvent activer, ce qui vous permettrait de consulter la facture. Vous pourriez ainsi l’obtenir via un portail web dans un format lisible. Ce ne sera peut-être pas un PDF, mais en tout cas un format lisible.

Si je facture à une ASBL comme un refuge pour animaux, dois-je établir une facture électronique ?

Cela dépend si cette ASBL est assujettie à la TVA. Si elle exerce des activités annexes (par ex. vente de goodies), il se peut que ces activités soient soumises à la TVA. Cela dépend de leur chiffre d’affaires : plus ou moins de 25 000 € (montant de franchise pour les ASBL). Vous pouvez le vérifier via le site des entreprises assujetties à la TVA.

Qu’en est-il des achats dans les pays de l’UE ou hors UE : la facture peut-elle encore être en version papier ou PDF ? Donc pas d’obligation Peppol ?

En effet, il n’existe actuellement aucune obligation Peppol pour les transactions internationales.

Qu’en est-il des achats professionnels en magasin, comme des sacs-poubelles ?

Pour les achats professionnels en magasin, cela dépend du magasin. Vous fournissez immédiatement votre numéro de TVA, ce qui permet au magasin d’établir la facture, qui vous sera alors envoyée via Peppol au niveau du système. Ou bien le comptable du magasin établit la facture ultérieurement avec votre numéro de TVA et, dès le 01/01/2026, devra vous la transmettre via Peppol au lieu d’une version papier. Les magasins doivent donc s’y préparer : se connecter à Peppol via leur système direct (ERP) ou via leur logiciel comptable.

Si j’achète des timbres à la poste ?

La TVA n’est pas applicable aux services postaux. La poste n’est donc pas obligée de vous envoyer une facture via Peppol (ex. achat en supermarché, pharmacie…). Vous recevez un justificatif de paiement que vous pouvez intégrer dans votre comptabilité, mais cela n’a pas d’importance au niveau de la TVA.

Qu’en est-il des factures mixtes (professionnel-privé) ? Par ex. un entretien chez le garagiste : le montant dans Peppol n’est pas exactement identique au montant réellement déductible en comptabilité (différentes TVA). Comment intégrer la partie privée ?

La facture du garagiste arrivera via Peppol puisque vous avez un numéro de TVA. Comme aujourd’hui, c’est votre comptable qui gère la répartition professionnel/privé.

• Partie privée dans le compte 441

• Partie professionnelle dans le compte 61

→ Identique au fonctionnement actuel.